Kanały komunikacji

Blog

Kanały komunikacji

  • by Weronika
Kanały komunikacji

We wcześniejszym wpisie na naszym blogu (którego możecie przeczytać tutaj), poruszaliśmy kwestię związaną z komunikacją między klientem, a firmą. Niezależnie z jakiej branży jest Twoja marka, bez porozumienia, nie ma mowy o dalszej współpracy. W tym materiale pokażemy z jakich narzędzi korzysta nasza agencja i jak ułatwiają one codzienną pracę.

Na pewno musimy wyodrębnić porozumiewanie się wewnętrzne firmy oraz zewnętrzne – kontakt ze zleceniodawcą. Różnice na pierwszy rzut oka są wyraźne, jednak jeżeli chcemy dotrzeć do swojego kontrahenta, warto przyjrzeć się im z bliska.

Zajmijmy się w pierwszej kolejności przepływem informacji w obrębie biznesu. Od początku istnienia naszej firmy szukaliśmy takich narzędzi, które będą proste w obsłudze i zrozumiałe dla wszystkich. Grunt to bezproblemowość. Wiadomym faktem jest to, że kontakt bezpośredni jest najlepszym rozwiązaniem. Czasem trzeba jednak pokazać komuś zarysy pracy na przykładzie, nanieść komentarze czy podesłać listę zadań do zrobienia. Godne uwagi, w takim wypadku, jest Trello.

Trello jest bezpłatnym programem, który można uruchomić za pomocą przeglądarki, bądź aplikacji na smartfonie. Zawarte w nim opcje pozwalają na tworzenie tak zwanych tablic, do których można dołączyć nie tylko tekst, ale i pliki (zdjęcia, dokumenty tekstowe), listy zadań, zmieniać kolejność dodawanych tablic i wiele więcej.

trello.com

Na każdą z nich można nanieść uwagi, komentować, dzielić się pomysłami, a jej treść udostępniać innym członkom zespołu. Wszystko w czasie rzeczywistym oraz w języku polskim. Sprawdza się w sytuacjach, w których trzeba uwzględnić rzeczy do zrobienia i szybko podzielić się pewnymi informacjami. Według naszej opinii, korzystanie z tego typu rozwiązania daje możliwość dobrej organizacji, nawet dla osób pracujących spoza biura, dlatego też watro poświęcić zaledwie kilka minut, aby nauczyć się jego obsługi. A obsługa jest naprawdę prosta.

Do sprawnej wymiany danych, a zwłaszcza plików zawierających duże projekty, używamy tak zwanej „Chmury”. To nic innego, jak wirtualny dysk, do którego możemy przegrywać swoje pliki, niezależnie od ich parametrów i mieć do nich stały dostęp. Sprawdza się najlepiej w sytuacjach, gdzie cały zespół jest w jednym miejscu, podłączony do sieci lokalnej. Poprzez Chmurę, możemy dzielić się już gotowymi projektami, albo takimi, które wymagają pewnych poprawek.

O ile komunikacja wewnętrzna jest ważna, bo przecież każdy wie, że współpraca zespołu jest receptą na udaną markę, to porozumiewanie się na linii klient – firma, także odgrywa kluczową rolę.

Tutaj także sprawdza się Trello. W wygodny sposób można podzielić się z klientem pomysłami, pokazać postęp prac, a on sam może podzielić się uwagami.

Nie można pominąć wszelkich komunikatorów, których udostępniają media społecznościowe, takich jak Messenger od Facebooka. Nie bój się napisać do kogoś na Messie jeśli sprawa jest niecierpiąca zwłoki. 🙂 To najszybszy sposób do przesyłu informacji, bo przecież prawie każdy posiada tę aplikację na swoim telefonie. Trzeba jednak pamiętać, że niezależnie od sytuacji, ten kanał podchodzi pod strefę prywatnego życia klienta. Wysyłanie długich, wyczerpujących wiadomości oraz nękanie go w godzinach wieczornych może wpłynąć negatywnie na Twój wizerunek. Aby tego uniknąć można stworzyć zamkniętą grupę na tym portalu i tam zawrzeć wszystkie komunikaty dla zleceniodawcy.

Kolejnym ciekawym rozwiązaniem są narzędzia Google Docs. Służą one do tworzenia arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji czy zwykłych plików tekstowych. Ich zawartość można modyfikować na bieżąco i to grupowo, a ich treść udostępnić innym. Dzięki takiemu rozwiązaniu, kontrahent może nanieść swoje poprawki bez konieczności instalowania dodatkowych programów. Całość zapisywana jest na Dysku Google – czyli w chmurze, dostępnej z każdego miejsca na świecie, w którym jest Internet.

Oczywiście nie możemy zapomnieć o najstarszym z możliwych komunikatorów jakim jest skrzynka e-mail. Tak, ona nadal ma się świetnie 🙂 Jak działa mail nie trzeba nikomu tłumaczyć, ale warto zaznaczyć, że dla prawidłowego przesyłu najlepiej jest trzymać ciągłość wątku, jaki prowadzimy z naszym odbiorcą. Warto pamiętać o wciśnięciu przycisku odpowiedz, zamiast wysłania za każdym razem nowej wiadomości. Dodatkowo ogromnym ułatwieniem jest nadawanie mailom tematu nawiązującego do treści wątku, np. „wycena”.

Ze wszystkich wymienionych sposobów, to właśnie mail jest tym najbardziej oficjalnym. To tu warto wysłać podsumowanie spotkania, ustalone kwestie z prośbą o ich potwierdzenie czy wycenę. Warto dodać, iż wymiana maili z ustaleniami i ich akceptacją, w razie ewentualnych sporów – ma moc prawną.

Jak widać kanałów komunikacji jest wiele. Nie sposób jest wymienić je wszystkie. Opisaliśmy te, z których korzystamy i jesteśmy zadowoleni. Poszukaj swoich kanałów lub skorzystaj z tych wymienionych, aby Twoja praca przebiegła sprawnie i sukcesywnie.

Previous Next
Close
Test Caption
Test Description goes like this